El papel del administrador de fincas

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Mucha gente cree que el administrador de fincas solamente se dedica a efectuar pagos a proveedores, controlar los gastos de la comunidad de vecinos y buscar algunos servicios necesarios. Resulta sencillo a simple vista y suele ser frecuente que el presidente o algún propietario sea el que desempeñe este cargo, no obstante, cada vez son más las comunidades que cuentan con un experto (sobre todo las comunidades grandes) y no es de extrañar, puesto que su figura es prácticamente indispensable para llevar a cabo las gestiones del inmueble de forma correcta.

La entrada de nuevas leyes y cambios de normativas (como, por ejemplo, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos RGPD, que substituirá el 25 de mayo de este 2018 a la Ley Orgánica de Protección de Datos que se viene aplicando hasta ahora) hace que los vecindarios gestionados por inexpertos puedan ser sancionados con altas multas que superan con creces el coste que supondría ceder estas tareas a un profesional. Se estima que más de un 80% de comunidades en España cuentan con un administrador de fincas actualmente, según cifras del CFA.

Para evitar gastos innecesarios es recomendable dejar dichas gestiones en manos de un administrador cualificado que posee los conocimientos específicos requeridos según la Ley de Propiedad Horizontal. Se trata de una de las funciones más importantes y que juega un rol fundamental dentro de una comunidad de vecinos, puesto que, aparte de sus tareas de gestión, administración y firma de cuentas, también es el encargado de mediar entre los inevitables conflictos que puedan surgir entre vecinos.

De hecho, el administrador de fincas juega un papel esencial cuando se trata de que los números cuadren (contabilidad) reclamar los gastos de la comunidad a propietarios morosos, vecinos ilocalizables, redactar el certificado de cuentas de la comunidad etc.

Este trabajo puede resultar un tanto estresante y hay que contar con la persona adecuada, para ello el administrador debe estar totalmente preparado para situaciones incómodas que derivan de problemas y saber cómo actuar ante tales contratiempos. Esto es solo una pequeña introducción de las diversas tareas que un buen administrador de fincas está capacitado para ejercer.

Tanto si el que gestiona tu comunidad es un administrador experimentado, un vecino, el presidente o tú mismo, tal vez te encuentres en una situación de deudas e impagos dentro de tu vecindario.

En ICIRED, hoy trataremos todos los puntos jurídicos referentes a las comunidades de propietarios. Explicando el procedimiento a seguir en cada caso según la ley.

Administrador de fincas. ¿Cómo escoger a un buen profesional?

Con la finalidad de facilitar la tarea de elegir un buen Administrador de Fincas, te desvelamos algunos de los requisitos que esta persona debe reunir:

  1. Poseer el título equivalente: La persona cualificada que desempeñe este cometido debe poseer el título de Administración de Fincas. Es en gran medida, muy recomendable que la comunidad de propietarios pida el título de educación correspondientea la persona que se va a hacer cargo de los asuntos más importantes de la comunidad. Muchos otros Licenciados (como por ejemplo los abogados) también disponen de la formación necesaria para afrontar los retos de un vecindario. Además de un título que verifique su formación, es importante que el administrador esté inscrito en un Colegio de Administradores de Fincas, hecho que sirve para que los vecinos sepan que los trámites de sus propiedades se llevarán a cabo de forma responsable y con total garantía.
  2. Tener experiencia previa demostrable en el puesto: Las habilidades y experiencia, en cualquier ámbito de la vida, otorga las bases para hacer frente a cuantiosas situaciones. En el caso del Administrador de fincas, con más ahínco. Por ello, conocer su actual o anterior cartera de clientes es una forma de conseguir la confianza y tranquilidad que los propietarios necesitan.
  3. Debe poseer disponibilidad: El Administrador de Fincas debe estar disponible cuando la comunidad de propietarios lo necesite. Los problemas que pueden surgir, en el día a día, raras veces avisan, por lo que poder contactar con el administrador de una forma fácil y sencillaes un punto muy importante para elegir un profesional adecuado.
  4. Ser capaz de manejar situaciones de estrés: El trabajo del Administrador de Fincas puede resultar muy estresante. Saber gestionar los problemas que pueden surgir, pese a que se ocasionen situaciones incómodasque puedan llevar a las personas al límite, es un requisito para poder disponer de un buen administrador.
  5. Saber gestionar la contabilidad:En una comunidad de vecinos muchas veces es complicado que los números encajen. El administrador debe tener siempre las cuentas controladas para que no se le escape ningún pago o cobro.
  6. Ser capaz de preparar juntas de vecinos: El administrador debe poseer total disponibilidad para preparar y asistir a las juntas de vecinos. Debe ser capaz de tener en cuenta la disponibilidad horaria de los vecinos para poder adecuar estas juntas a los mismos. Aparte, también se ocupará de la preparación de los temas a tratar, de las actas, etc.

¿Qué es el certificado de cuentas de una comunidad?

La Ley de Propiedad Horizontal exige que todos los dueños que participen de una Comunidad de Propietarios contribuyan a los pagos generales para el adecuado sustento del bloque, sus favores, tasas y obligaciones que no puedan ser individualizados.

Estos desembolsos supondrán uno de los hábitats clave en el proceso de venta de dicha residencia o local, puesto que tal y como se recoge en la misma Ley, la parte que adquiere la vivienda o inmueble responderá con la propia casa o local adquirido de las cantidades adeudadas a la Comunidad de Propietarios por los anteriores titulares, incluso el punto de los que correspondan a la parte vencida del año en que tiene enclave la compra y a los tres años anteriores.

Por esta razón, el vendedor de la vivienda o local debe expresar en el día de su venta, bien que está al corriente en el pagaré de los desembolsos generales de la comunidad, o bien revelar lo que adeude.

Esta testificación se realiza a través de la Certificación de estado de deudas, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento de la escritura pública de compraventa. No obstante, el comprador puede liberar de presentar el certificado al vendedor de la vivienda, siempre y cuando lo manifieste ante notario.

Acta de notoriedad. ¿Qué es y para qué sirve?

Según Ley Hipotecaria, en los artículos 203 y 205, el Acta de notoriedad es un expediente notarial redactado por un notario o un magistrado en que se hace constar afirmaciones de varias personas que testifican acontecimientos notoriamente conocidos. Esta modalidad de titulación supletoria está prevista para: permanecer el tracto siguiente; suprimir supuestos de mayor extensión; corregir el título público de compra cuando no se acredita la antigüedad prevista legalmente. Las actas de notoriedad son certificaciones legales que se formalizan a modo de expediente y que, en cierto modo, pueden asimilarse a los procederes de jurisdicción voluntaria. Además de la venia legal, el acta de notoriedad deberá ser homologada judicialmente. El objetivo de este título supletorio es habilitar el hecho de que una persona determinada es tenida como ama de la propiedad o tenida como dueña, además, de un exceso de extensión de la finca cuestionada. En todo caso, deberá constar que la mencionada notoriedad de dominio ha de ser notoria.

administrador de fincas

La inmatriculación de una finca en el Registro de la Propiedad Intelectual.

La inmatriculación es el ingreso de una propiedad en el Registro, sin poseer una ya inscrita.  Si una finca es propósito de una variación hipotecaria, como pueda ser una segregación, se abrirá un folio registral nuevo a la propiedad segregada y la propiedad originaria conservará su numeración, quedando como propiedad Resto; la propiedad segregada, en este patrón, no se “inmatricula”, no ingresa como una finca nueva, sino que tiene su fundamento en una ya inscrita que inicia su recorrido, pero con el traslado de las opresiones de la matriz de la que procede.

Inmatricular, en cambio, es producir constar en el Registro una estancia sin antecedente alguno, lo que implica que no haya estado en la vida tampoco en todo siquiera en parte inscrita, puesto que de lo contrario estaríamos ante el fenómeno de la doble inmatriculación; la finca que accede por primera ocasión al Registro empieza con esta inscripción su historial y ha de ser necesariamente una inscripción del dominio de la propiedad. Pone de relieve la Resolución de la DGRN de 28 de junio de 2012 que no procede la inmatriculación de una finca cuando ya está inscrita, añadiendo en el acontecimiento concreto, «siendo la parcela catastral aludida en el expediente la equivalente a una finca ya inscrita según escrito de la Gerencia Regional del Catastro».

Esta singularidad provoca dificultades a la hora de vincular los conocimientos de inmatriculación y de primera divisa, de forma que parte de la doctrina ha alcanzado a vislumbrar que hasta en los riesgos de cisma, peña, etc. hay inmatriculación, (primera inscripción en este sentido sería el primer sillón de una propiedad, el asentamiento señalado con el número uno.)

La Resolución de la DGRN de 6 de septiembre de 2013 [j 2] indica que: el uso registral español se caracteriza por su llevanza a través de la vía de la inscripción y folio real, de forma que se abre un folio a cada quinta (artículo 273 de la Lh ) «donde a partir de entonces se hacen constar las avatares jurídicas de importancia real que afecten a las mismas, sin las cuales no son oponibles a terceros. La primera suscripción es normalmente de dominio y se denomina de inmatriculación cuando esa primera inscripción refleja su paso por vez primera al Registro de la Propiedad».

En esa primera inmatriculación, dice la DGRN, «la explicación de la finca ha de ser lo más completa y exacta, de modo que permita su perfecta individualización respecto de cualquier otra, pues no debe haber sospechas que el propósito del acto o negocio jurídico recaiga sobre la finca o derecho rotundamente identificado».

¿Tiene el administrador de fincas la obligación de entregar el certificado de deudas de la comunidad?

La Ley dicta que afirmativamente, el administrador debe entregar el certificado de deudas en un plazo de siete días naturales desde su solicitud, según el artículo 9.1 e) 4º LPH -EDL 1960/55 que se expresa de la manera siguiente:

1.- La escritura del certificado. En el utensilio público a través del que se transmita, por cualquier título, la residencia o local el transmitente, deberá determinar encontrarse al corriente en el ingreso de los desembolsos generales de la comunidad de vecinos o declarar los que adeude.

2.- Obligación de aportarla al comerciante. El transmitente deberá conceder en este instante, el acta sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente consu explicación, sin la cual no podrá autorizarse el permiso del certificado público, salvo que fuese deliberadamente exonerado de esta deuda por el adquirente.

  1. Plazo de expedición del certificado. La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su instancia a quien ejerza las actuaciones de administrador, con el visto bueno del presidente, quienes responderán, en suceso de falta o negligencia, de la exactitud de los números consignados en la misma y de los inconvenientes causados por el aplazamiento en su emisión.

 

¿Debe pedir remuneración aparte de su sueldo por participar en el certificado de adeudamiento?

Este tema es un tanto delicado, ya que hoy en día no existe ningún artículo en la Ley que refleje si realmente un administrador de fincas debería cobrar o no unos honorarios extras por emitir certificados de deudas.

Así que, investigando con lupa en el sector y recopilando conocimientos, la conclusión a la que hemos llegado es la siguiente:

Los certificados de adeudamiento forman parte de un servicio más bien “particular” y normalmente se solicitan para vender y/o comprar viviendas. Lo más ético seria remunerar al administrador por hacer esta tarea extra, ya que la Ley le exige que entregue el certificado exponiéndose a que no reciba sus honorarios por emitirlo.

Lo más aconsejable, para no tener futuros problemas dentro de una comunidad, es acordar un precio fijo a parte por pedir “servicios particulares” y que sea el propio propietario interesado quien cargue con la factura. Siempre es importante reflejarlo todo en un contrato que se firmará con el administrador de fincas, antes de dar comienzo con su labor en la comunidad.

La comunidad no debería acarrear con los gastos de ningún vecino moroso ni de impagos por parte del antiguo propietario de una vivienda. Por ello, si su caso se corresponde con alguno de los aquí mencionados, no dude en ponerse en contacto con ICIRED para poner fin al problema de una forma fácil y rápida.

 

 

 

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