Factura recapitulativa: qué es y cómo hay que hacerla

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Hola querido lector, si quieres hacer una factura recapitulativa y no sabes cómo hacerla… lee este artículo ya que hoy voy a escribir sobre esto. No obstante, empecemos desde el principio…

Todas las relaciones comerciales que se realizan a diario entre personas y empresas requieren de un control estricto. A fin de llevar un registro de las compras y ventas tanto a nivel de la empresa como en lo relativo a las obligaciones tributarias, el sistema comercial cuenta con muchas herramientas que facilitan y aseguran dicho control. Uno de estos instrumentos es la factura. Es un documento con carácter de obligatoriedad que se hace a manera de recibo o constancia de la realización de una operación comercial de compra-venta para fines tributarios. Es decir, es el documento mediante el cual la Agencia Tributaria realizará la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Existen diferentes tipos de factura, y cada una se aplicará en el contexto en que se necesite La más común es la factura ordinaria, que es la plana que sirve como constancia de una transacción económica entre dos participantes, ya sea de una compra, donde la emite quien vende, o del pago de un servicio prestado.

Sin embargo, existen operaciones entre personas o empresas que son muy recurrentes. Por lo que llenar una factura para cada movimiento que se hace entre estos dos involucra una cantidad obsoleta de papeleo. Es por esto que, a estos efectos, existen las facturas recapitulativas, que agrupan una determinada cantidad de facturas comunes.

¿Qué es una Factura recapitulativa?

Una factura recapitulativa se utiliza para reunir en una misma factura todas las operaciones de compra-venta o pago de servicios que se realizan dentro de un mes natural y que son emitidas a un mismo destinatario. Queda excluida la posibilidad de emitir una factura recapitulativa de manera bimensual o en cualquier período diferente.

Esta factura cumple con los mismos requisitos básicos de las facturas ordinarias, con la diferencia de que agrupa varios recibos en uno de manera que el volumen de facturas a un mismo destinatario sea mucho menor y el proceso de facturación se agilice y sea más eficiente.

De la misma forma que en una factura ordinaria, la factura recapitulativa debe reflejar la descripción del concepto u objeto que justifica la transacción. Si se trata de compras, deben tener la descripción genérica del producto adquirido y las cantidades; si se trata de un servicio, el concepto del mismo.

Para que una factura recapitulativa sea legal, se deben anular todas las facturas que se recopilen en ella. De esta manera, se evita cometer el error de generar dos reportes de IVA para la misma compra o pago.
En la factura recapitulativa deben ir reflejados los valores exactos de la cada factura ordinaria que se carga en ella. De esta manera, la cantidad y el importe de IVA al que corresponde cada operación serán sumados correctamente y serán un registro fiel de todas las transacciones hechas entre el proveedor y el destinatario.

Al momento de emitir una factura recapitulativa, ya sea que se haga de manera física o electrónica, se deben anexar a este nuevo documento el grupo de facturas ordinarias que sean reflejadas en ellas, ya anuladas. De esta manera se valida la existencia de la factura recapitulativa para su revisión y contabilización.

Esta herramienta facilita en gran medida las operaciones comerciales de gran flujo y permite llevar un control más preciso y con disminución de papeleo y proceso administrativo al momento de declarar el IVA ante la Agencia Tributaria.

Por otra parte, para contabilizar una factura recapitulativa es necesario determinar si las facturas ordinarias a las que hace referencia son con IVA, sin IVA o si poseen o no retención de Impuesto sobre la Renta para Personas Físicas.

Para una factura recapitulativa con IVA y sin retención de IRPF se incluye la base imponible de las transacciones realizadas durante el mes natural, el IVA y el total de cada factura.

En caso de que sean facturas con IVA y retención del IRPF, se debe incluir la base imponible de las operaciones comerciales realizadas por el cliente durante el mes, el IVA correspondiente y la retención del IRPF aplicable al total resultante.

¿Cómo se aplica IVA en una factura recapitulativa?

El IVA es un impuesto que grava los productos y servicios que adquiere un consumidor final. Es un porcentaje que se aplica al precio neto de un bien o servicio que se adquiere y que es recaudado por las personas y empresas encargadas de declarar el pago de dicho impuesto. El importe a pagar en la Agencia dependerá del registro de facturas.

En España, se utilizan tres tipos de IVA:

  • IVA superreducido: corresponde a un impuesto del 4% y se aplica a aquellos productos de primera necesidad como el pan, la leche y otros alimentos.
  • IVA reducido: tiene un valor de 10% del precio neto.
  • IVA general: es el porcentaje aplicado a los casos excluidos de los dos anteriores y es de 21%.

En el caso de las facturas recapitulativas, la aplicación del IVA se hace de la misma forma que en las facturas ordinarias. No tiene ninguna consideración especial o extraordinaria. Simplemente se aplica el porcentaje de impuesto correspondiente al producto o servicio que se está pagando y el total del monto con dicho importe.

Cada factura ordinaria agrupada deberá aportar la información sobre el porcentaje aplicado en cada una, correspondiente al tipo de IVA que grave el bien o servicio. Una misma empresa puede facturar productos con dos o incluso los tres tipos de IVA. He allí la importancia de la descripción del objeto de la transacción.

Es importante destacar que este tipo de factura no admite la mención de la sumatoria total de transacciones realizadas en el mes en cuanto a monto pagable, sino los totales de cada factura, tras la aplicación de su respectivo tipo de IVA. Se trata de detallar el contenido de las facturas individuales emitidas durante el mes.

¿Qué requisitos debe tener en cuenta una factura recapitulativa?

Para emitir una factura recapitulativa se deben cumplir una serie de requisitos, que en esencia, son los mismos para una factura ordinaria, con la salvedad de que en este caso se hará una especie de lista dentro de la que se colocarán los datos de la factura a la que corresponde.

Aunque existen diferentes tipos de modelos de facturas, todas deben cumplir con características comunes al momento de emitirlas para que puedan tener validez legal, establecidas en el artículo 6 del Reglamento de Facturación.

En primer lugar se identifica el tipo de documento, a saber, que es una factura recapitulativa. Luego, cada factura debe contener su número de control y número de factura, que garantiza la legalidad del documento. Luego se coloca la fecha de expedición y el período al que corresponde la recapitulación que se está haciendo.

En el membrete debe ir plasmado el nombre de la empresa emisora de la factura, la cual debe contener su número de NIF y su domicilio fiscal. Esto aplica también para el nombre o razón social del receptor, su NIF o CIF y domicilio fiscal en las casillas propias que, para este tipo de documento, deberá ser el mismo en cada factura ordinaria cargada.

En el cuerpo de la factura deberán plasmarse las descripciones que corresponden a la factura ordinaria original. En este caso, se coloca la fecha a la que corresponde cada factura. Estas descripciones son muy importantes ya que determinarán si el tipo de IVA que se está aplicando al producto o servicio es el adecuado.

Se trasladan los valores de la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria (desglose del IVA) aplicable en cada caso y el total de cada factura ordinaria. En esta factura sólo se colocarán los montos individuales, no el total en el mes.

Una de las particularidades de este tipo de factura es que se emite el último día del mes natural. En caso de que el destinatario sea un autónomo, empresario o profesional, la factura recapitulativa deberá emitirse antes del día 16 del mes próximo a aquellas transacciones a recopilar.

De igual forma, cuando se refiere a la entrega intracomunitaria de bienes, y cumpliendo con lo establecido en la ley sobre el IVA en estos casos, la factura recapitulativa se realizará antes del 16 del mes siguiente a las transacciones de estos bienes.

¿Cuándo interesa trabajar con facturas recapitulativa?

Las facturas recapitulativas son una herramienta fundamental para aquellas empresas que mantienen una facturación constante a un mismo destinatario. Reducen en gran medida el esfuerzo administrativo ejercido para el registro y declaración de decenas de facturas, resumiendo la información de todas ellas en una sola por mes.

De esta manera el proceso comercial entre ambos participantes se hace más agilizado y mucho más eficiente. Al momento de declarar las recaudaciones de IVA, la empresa también contará con una mayor eficacia. Esto se traduce en ahorro de tiempo y trabajo, algo muy apreciado para las empresas con un gran tráfico comercial.

Las empresas proveedoras de suministros con carteras de clientes fijos y las empresas de prestación de servicios son las que más valoran este tipo de factura ya que les permite resumir todas las facturas que emite al mismo destinatario dentro de un mes en un solo documento.

Otra de las ventajas de trabajar con facturas recapitulativas es la disminución de errores de contabilidad por parte del departamento de finanzas. El manejo es una gran cantidad de facturas por separado aumentaría la probabilidad de cometer de cálculo. Sin embargo, con una recopilación detallada de las facturas ordinarias disminuye este riesgo.

De esta forma, la factura recapitulativa cuenta con carácter legal, de ser llenada correctamente, y está completamente admitida por la Agencia Tributaria. De manera que una buena manera de verificar las características que dan validez a dicha factura para quien no esté seguro es acudir al portal web de la AEAT y verificar el modelo.

Para describir la necesidad de implementar el uso de facturas recapitulativas pueden tomarse como ejemplos las empresas de servicios, que cuentan con varias facturaciones al mes para los mismos clientes, lo que hace necesario reducir el volumen de facturas ordinarias.

Se pone el caso de una empresa destinada a la prestación de servicios eléctricos dentro de una empresa. Constantemente se ve a los trabajadores de la compañía realizando trabajos dentro de las instalaciones, lo cual genera una factura a de la empresa al cliente cada vez que solicitan sus servicios. Y se trata de un cliente recurrente.

De manera que la empresa emitió durante el mes de Marzo de 2017 un total de 8 facturas, correspondientes a 8 días de trabajos realizados en las instalaciones eléctricas y de los insumos utilizados en tales faenas, si los hubiere.

Así, cada factura refleja la descripción de los cargos económicos hechos al cliente. Pero, como ya se mencionó, el cliente es fijo y muy constante, lo que hace que el manejo de sus facturas de manera individual sea tedioso y abrumador.

Es así como la empresa de servicios emite una factura recapitulativa, que encapsula y resume todas las operaciones del cliente durante cada mes que le presta sus servicios. En este caso, ha emitido la de este mes el 31 de marzo y corresponde a las facturas de:

  • 02 de marzo: horas de servicio de mantenimiento
  • 05 de marzo: instalación de iluminación externa dañada
  • 07 de marzo: suministro de 100 metros de cableado nuevo
  • 08 de marzo: instalación de red de cableado
  • 12 de marzo: horas de servicio de mantenimiento
  • 16 de marzo: 200 focos de iluminación blanca de 150W
  • 23 de marzo: mantenimiento de la red de tomacorrientes
  • 28 de marzo: suministro de 50 lámparas de tubo de mercurio

Todas estas facturas, junto con sus bases imponibles, su porcentaje de IVA y su total para cada factura ordinaria se reflejan en la factura recapitulativa, lo que hará más fácil y ágil el trabajo tanto para quien emite la factura como para quien la recibe.

En conclusión, el uso de esta herramienta mercantil ha supuesto un avance en el continuo y muy dinámico sistema comercial, debido a que evolucionan los procesos contables, a fin de que sean más rápidos, sencillos y manejables. Utilizar este tipo de ventajas en pro de las mejoras de la empresa representará un punto a su favor para el ahorro de tiempo y trabajo.

Factura recapitulativa: qué es y cómo hay que hacerla
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