Outsourcing, una tendencia al alza entre empresas

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Outsourcing, una tendencia al alza entre empresas

Cada vez más, las empresas están delegando en otras algunas de sus funciones. Ya sea por falta de especialización en la materia o de presupuesto. Si tienes una sociedad y te encuentras en esa situación, te recomendamos leer este artículo. Explicaremos qué es el outsourcing, cómo es su aportación o cómo repercute en las entidades que externalizan funciones.

Definición del concepto outsourcing

Outsourcing es un término muy utilizado en la actualidad en nuestra lengua. Aunque la Real Academia de la Lengua todavía no lo reconoce. Proviene del Inglés y viene a significar “externalización”. En el plano mercantil está relacionado con el proceso por el cual una empresa, institución o entidad le encarga a otra la realización de una actividad determinada.

Una definición más técnica la podemos encontrar en La externalización inteligente (2007), firmado por Jean-Louis Bravard y Robert Morgan. Estos dicen en su obra que “es el uso contratado de los recursos, bienes y capacidades de un tercero, con niveles garantizados de los criterios de calidad, rendimiento y valor frente al coste, así como un método de evaluación, con el fin de proporcionar servicios que antes se realizaban dentro de la empresa”.

Las empresas y el outsourcing

Estamos en una situación en la que el mundo va muy rápido. Por ello prima obtener los resultados más óptimos en el menor tiempo posible. A lo que hay que unir los  mercados globalizados. Por lo que muchas empresas está optando en los últimos años por dejar a otras empresas el desarrollo de algunas actividades. Es el caso de las pequeñas o medianas, al no poder tener un departamento especializado en aspectos que no son los principales de las mismas.  

El outsourcing permite delegar en otras entidades esas funciones de las que la empresa principal no puede encargarse. Por otro lado, esto permite que ésta se centre en sus objetivos primordiales, para obtener el mayor beneficio, y no dejarse despistar por otros aspectos. Por ejemplo, una empresa de telefonía, tiene como función principal obtener clientes y ofrecer el servicio de línea telefónica y/o de internet. Ésta suele subcontratar a otra entidad o profesional externo para que se encargue de hacer la instalación que permita disfrutar de su servicio.

Grosso modo este proceso ofrece un mayor rendimiento de la empresa que contrata, ahorro en los costes fijos (pasando a ser variables) y más calidad. Esto se debe a poder enfocarse a su función principal. En otros puntos hablaremos más en profundidad sobre los beneficios y los impedimentos del outsourcing.

Outsourcing offshore

El mundo cada vez está más globalizado, y es normal que las empresas tengan relación con mercados internacionales. Cuando estas sociedades externalizan algunos de sus servicios hacia otros países, estaremos hablando de outsourcing offshore. Esto se produce por dos motivos: en el caso de que la empresa que participa sea extranjera, o porque la instalación para realizar es fuera de las fronteras  originarias de la entidad. Es muy habitual este tipo de operación en sociedades del ámbito de la informática. Sobre todo en las estadounidenses y europeas. Estas encargan los diseños y la programación de sus páginas webs a terceros. En su mayoría a países asiáticos o de latinoamérica. Los servicios ofrecidos por estas subcontratas proporcionan un ahorro importante, ya que contratar en el extranjero es más ventajoso y económico que hacerlo en el territorio propio.

¿Qué pueden ofrecer estas empresas?

En el primer punto hemos mencionado por encima el fin de este tipo de proceso y sus beneficios. Aquí vamos a centrarnos más en estos aspectos, para tener una visión más amplia sobre el outsourcing, y poder decidir, en caso de interés, con un mayor conocimiento. Aunque como siempre decimos, estos son pautas orientativas, siempre es mejor consultar con un profesional en la materia.

Características del outsourcing

Agrupa servicios

Las empresas especializadas en outsourcing han ido creciendo en los últimos tiempos, y eso se nota en su servicio. Es tal la importancia que han alcanzado, que han visto ampliada su oferta. Esto se traduce en que en las empresas que contratan, en vez de firmar con varias para cada prestación, firman únicamente con una, ahorrando una vez más en el coste al centralizarlo todo en una.

Entras las capacidades que ofrecen están las de logística, atención al cliente, limpieza, gestoría, tratamiento de información, recursos humanos o marketing. Sobre la logística y el marketing hablaremos en profundidad más adelante, al ser de los más solicitados.

Soluciones personalizadas

Para estas empresas es importante que el cliente esté a gusto con el servicio prestado. Es por ello que se preparan a conciencia para desarrollar su trabajo según el cliente. No se trata de ofrecer un servicio general, sino de hacerlo más a la medida posible, cubriendo por completo las necesidades de quien los contratan.   

Valor añadido

El sentido de la externalización es aportar eficiencia, eficacia, competitividad, calidad y productividad en el cliente. Todo esto supone un valor añadido en la empresa contratante, logrando mejorar su funcionamiento y resultados. Las múltiples especializaciones que las outsourcing ofrecen, repercuten de manera muy positiva en el posicionamiento de la empresa, y esto a su vez en el servicio y trato dado al cliente final. Actualmente es muy habitual contar con prestaciones e-commerce.

Tecnología e investigación

Procesos relacionados con la tecnología y la digitalización, que exigen alto nivel de conocimientos y de inversión, además de constante aprendizaje, hacen que sus costes se eleven. Por este motivo se externalizan estas actividades en entidades que puedan hacer un mayor seguimiento. Esto va desde el propio tratamiento de la información de la empresa a gestión comercial o sistema de pago.

Se consigue mejorar sinergias y estandarizar todos estos procesos, al aplicar el mismo servicio a varias empresas. Los proveedores están siempre a la vanguardia, innovando cada día para ofrecer el mejor servicio posible. Esto será importante para su competitividad.

Se responsabilizan de la gestión

Las empresas de outsourcing no solo son proveedores de una serie de servicios. Además asumen la gestión de todo aquello para lo que se les ha contratado. Se comprometen así mismo con los resultados finales y con fijar unos mecanismos de control. Esto se traduce en confianza y transparencia de cara a sus clientes.

Socio es igual a proveedor

La relación que se establece por tanto entre la empresa que contrata y la contratada, es la de socios. El buen funcionamiento de una, y el trabajo desempeñado, repercutirá en la otra y viceversa. Desde el momento en que ambas firman un contrato, estas avanzarán juntas, además de complementarse. Aunque sean entidades completamente distintas e independientes.

Puntos a favor del outsourcing

Entre los beneficios del outsourcing encontramos:

  • Las empresas pueden centrarse en su actividad principal al delegar servicios.
  • La estandarización tiene un impacto en su organización bastante menor. Y los resultados son más rápidos.
  • Menos riesgos al no realizar actividades sobre las que no se tiene el conocimiento necesario para su prestación.
  • Se ahorra dinero al pagar únicamente por lo que se necesita. Se suprimen por tanto los gastos fijos por departamentos que no están funcionando en determinados momentos. Simplemente se contratan cuando se precisen.
  • Las empresas de externalización tienen a su disposición a profesionales cualificados y especializados en los distintos departamentos que ofrecen. Esto se traduce en calidad para la empresa que contrata.

Puntos en contra del outsourcing

Aunque los especializados en la materia apuestan por la colaboración con empresas outsourcing, es importante conocer sus contras:

  • Precariedad laboral de subcontratados. A esto hay que unir la eliminación de puestos de trabajo de calidad en la empresa que contrata. Aunque no es el caso de todas, es importante tener en cuenta este punto cuando se delegan responsabilidades en terceros.
  • Calidad del producto final. Esto se produce cuando no hay una comunicación muy fluida o cuando ésta es errónea entre ambos clientes. A lo que también hay que añadir las malas interpretaciones, muy habituales en empresas de distintos países. También influyen la tipología que se utilice a la hora de trabajar, generando retrasos o repercutiendo directamente en el producto final.
  • Puede resultar caro dependiendo de la opción. Por lo general se contratan estos servicios de manera externa para reducir costes. Pero como en todo, hay que informarse y consultar con varias opciones. Y comparar calidad-precio.
  • Posible quiebra de la empresa contratada. Hay que ser realistas, y esta es una posible opción. Por este motivo hay que estar prevenido y tener un plan B. Así mismo es recomendable contar con los servicios de una entidad solvente y con trayectoria. En caso de producirse esto, se tendrá que internalizar esa prestación hasta encontrar un nuevo “socio”.
  • Empresas con más clientes. Lo más probable es que esté trabajando para más empresas, por lo que es importante asegurarse de que la que contratamos posee las herramientas y sistemas necesarios para hacer frente al flujo de trabajo.
  • Se puede perder el control sobre el departamento que hay que cubrir. Aunque contratemos una empresa externa para encargarse de determinados servicios, lo que ésta haga repercutirá en nuestro futuro. Es importante estar al corriente y revisar todo lo que se vaya haciendo, para evitar sorpresas indeseadas.

Outsourcing y marketing

Como hemos comentado más arriba, el outsourcing de marketing es uno de los más utilizados en la actualidad. Esto permite que el empresario pueda dirigir su sociedad sin arriesgar mucho dinero y con menos contingencias. En épocas de crisis es muy habitual que las empresas recurran a la externalización para cubrir necesidades. Aquí entran también servicios relacionados con la comunicación, la identidad corporativa, marketing digital o relaciones públicas.

Estas empresas crean estrategias que ayudan a conseguir los objetivos propuestos previamente por la entidad que los necesita, situándola en posiciones óptimas con respecto a sus competidores. Esta vertiente ha adquirido una gran importancia en el mercado a raíz del auge de los canales de comunicación online, como las redes sociales y de las nuevas tecnologías. Esta vía permite llegar a muchísima gente en distintas partes del mundo. Son muy importantes cuestiones como cuándo y cómo nos damos a conocer, el público al que debemos llegar, la imagen que queremos transmitir como marca o cómo nos comunicamos con nuestros clientes, entre otras cosas.

Estas outsourcing se encargan desde el diseño de la página web corporativa, hasta la administración de las cuentas de redes sociales. Pasando por email marketing, posicionamiento SEO, correo comercial, gabinetes de prensa, organización de evento o diseño editorial.

Actualmente hay una gran oferta de estas empresas, por lo que será fácil contactar con ellas. Pero siempre debemos cerrar contratos tras habernos asegurado de que nos ofrece todo el asesoramiento que necesitamos para nuestro negocio.

Outsourcing logístico

El tema logístico es de los más externalizados por las empresas. Entre los motivos encontramos que es un departamento que suele dejar bastante mermadas las cuentas de las empresas.

El outsourcing logístico viene a encargar servicios como el transporte, el almacenamiento o la distribución de productos a terceros, siempre y cuando esto no sea la actividad principal de nuestro negocio. Se puede recurrir a esta externalización para servicios de:

  • Inventario y control de stock.
  • Almacenaje.
  • Etiquetar, embalar y enviar mercancías.
  • Recibir mercancías que envíen desde el extranjero.
  • Enviar mercancías a otros países.

Al igual que en otros tipos de outsourcing, en el logístico se ahorran costes directos, no es preciso contar con un almacén, ni maquinaria, ni software para gestionar los envíos mandados y recibidos. Así como la gasolina de los vehículos de reparto, los seguros correspondientes, los vehículos en sí y su desgaste, el personal, etc., y todo esto último conlleva la Seguridad Social o los sueldos.

Esto mejora enormemente los resultados de la empresa, haciendo que pueda ahorrar o invertir ese coste en otros aspectos más importantes para su funcionamiento; además de la competitividad, al poder centrarte en otras actividades más necesarias para su buen funcionamiento.

Conclusiones

La externalización es una estrategia empresarial que se ha conseguido consolidar entre las empresas de nuestro país. Actualmente el término innovación adquiere un nuevo significado. No se relaciona tanto con la tecnología que se vuelca en la realización de una actividad empresarial, sino con la evolución y la optimización que éstas han experimentado.

En España goza de buena salud, y se le presenta un futuro muy prometedor por delante. El outsourcing sigue creciendo, y gracias a ello, las empresas están inmersas en una transformación total, ayudando al mejor desarrollo de sus actividades, y propocionándoles beneficios.

Principalmente se externaliza para ahorrar costes en los procesos, pero cada vez más se está asentando la opción de hacerlo como valor añadido, mejorando la competitividad y el posicionamiento en el mercado con respecto a competidores. Las empresas, lo que más valoran son la gestión y la calidad de los servicios que las entidades subcontratadas ofrecen, reflejándose en resultados muy óptimos. También entran otros aspectos como la innovación, el cambio o la proactividad.

Si se tiene la suerte de encontrar una sociedad de outsourcing competente y con la que se establezca una excelente relación, se tendrá en ella a un colaborador importante, como un socio, haciéndoles avanzar conjuntamente. Pero para ello se tiene que ofrecer un servicio integral, ya que así no se buscarán a otros. La empresa contratante confiará a la misma todo lo que busca. Y todo, de nuevo, termina repercutiendo en su posición y en su calidad.

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