¿Para qué sirve un albarán de entrega?

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Desde los inicios el hombre ha desarrollado actos comerciales para adquirir bienes y servicios, con los cuales ha podido cubrir sus necesidades y a su vez facilitar las actividades de labor diaria que realiza. Entre las primeras condiciones de comercio existió el trueque, en donde una persona intercambiaba bienes o servicios que poseía, con otra persona a cambio de algún bien o servicio que necesitaba en ese momento.

Posteriormente, el hombre fue evolucionando hasta llegar a la modalidad de comercio que se conoce en la actualidad; en la que un individuo adquiere un bien o servicio a cambio de una compensación monetaria.

A raíz de esto, han surgido gran variedad de reglamentos que regulan la actividad mercantil en el mundo. En el caso de España, es regulada por el Plan General de Contabilidad (PGC) adicional a las normas NIC (Normas Internacionales d). Estas normativas permiten dar a conocer al comerciante sobre la manera en la que debe llevar a cabo el registro, control y administración de sus actos mercantiles y como debe presentarlo posteriormente al estado para el pago de sus impuestos y otros efectos legales.

En dichas normas se observa la presencia de documentos mercantiles, que facilitan y mejoran el control de sus transacciones comerciales. Entre estos documentos podemos encontrar las facturas; estas son un documento de gran importancia, que no debe tener tachaduras ni enmiendas, y es por medio de éste que se soportan las compras o ventas que las empresas realizan.

Este soporte es de suma importancia, debido a que dichas facturas deben ser presentadas al ente recaudador del estado, con el fin de que los mismos puedan corroborar que la información financiera sea la correcta, evitando la evasión de impuestos o colocación de datos falsos en los registros al final del cierre económico.

Otro de los documentos mercantiles que se pueden destacar, adicional a los cheques, recibos, vales, letras de cambio u otros, es el albarán. Este tiende a ser confundido con las facturas, lo cual es una acción errónea, ya que ambos documentos aunque se complementan, no cumplen la misma función.

Por esa razón traemos para usted una variada y completa información sobre el albarán.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil por medio del cual se demuestra la entrega y recepción de la mercancía. Este término proviene del árabe albará y tiene se traduce como “prueba o justificante”.

El documento tiene como objetivo recaudar la firma de la persona o entidad receptora de la mercancía, constatando de esta manera que la misma fue recibida de manera satisfactoria.

El uso de este término no es aplicado en el vocablo de los países de habla hispana; sino que al documento que maneja esta funcionalidad, dependiendo de los países, se le conoce de otra manera.
Aquí te acercamos algunos de los equivalentes en países hispano-hablantes: Venezuela: se le conoce como nota de entrega. Y no es válida para efectos tributarios. México y Colombia: Tiene por nombre nota de remisión. Perú: En este país es conocida como guía de remisión. Cuba: Es conocido como despacho. Panamá: Se le denomina lista de empaque. Argentina: La comunidad argentina conoce a este tipo de documento mediante la denominación de remito.
Los albaranes no deben ser registrados en los libros contables ya que generalmente los mismos se realizan si valores.

¿Por qué no debe ser confundido con una factura?

El albarán no es una factura, y aunque su formato sea muy parecido al de ellas, no tiene validez para efectos tributarios, puesto que es un documento que soporta la entrega de una mercancía, pero no es indispensable a la hora de alguna transacción comercial; característica que la factura si cumple, debido a que, como se menciona anteriormente esta es de carácter obligatorio en cada transacción de compra o venta que se realice, porque que tiene un valor fiscal no sustituible.

¿Para qué sirve el albarán?

El albarán tiene como función principal justificar que el producto distribuido llego satisfactoriamente al comprador, para ello éste firma una copia como recibido y se queda con la original.

Esto con el fin de que al momento que la copia firmada llegue al vendedor, este emita la factura que corresponde a dicho albarán. Este documento no solo es importante para el agente emisor (vendedor) y el agente receptor (comprador), sino para la empresa que tuvo como responsabilidad el traslado de la mercancía desde el comprador hasta el vendedor.

Esto se debe, a que al tener la firma del comprador que avala la recepción esperada del producto, el transportista queda exento de responsabilidades en caso de reclamos provenientes de cualquiera de las partes.

Otra de las funciones que cumplen los albaranes son los efectos inventaríales, pues tras la información de mercancía vendida que posee, se realiza un descuento de la misma en el stock que maneja la empresa.

¿Qué información debe reflejase al momento de emitir los albaranes?

A diferencia de las facturas, en las que las Agencias Tributarias estipulan la información que debe llevar al momento de ser emitida, en los albaranes no hay pautas obligatorias que especifique los datos que deben reflejarse en ellos.

Por su puesto, esto no quiere decir que la información colocada sea una fuera de lugar, tomando en cuenta que es esta la que suministrará la información necesaria para que el vendedor pueda emitir una factura contra este albarán.
Alguno de los datos que deben verse reflejados en los albaranes son:

  • Lugar y fecha de entrega
  • Datos del vendedor (Nombre y apellido si es persona natural, razón social si se habla de empresas, NIF O CIF, dirección, teléfono, correos, entre otros)
  • Datos del comprador (Nombre y apellido si es persona natural, razón social si se habla de empresas, NIF O CIF, dirección, teléfono, correos, entre otros)
  • Numero de albarán.
  • Lugar y fecha de emisión del albarán.
  • Lugar para la firma y sello del receptor.
  • Cantidad del producto.
  • Descripción del producto.
  • Medio por el cual será enviada la mercancía.

De igual manera, puede ser agregado el valor de la mercancía o el total del pedido, sin embargo, esto sólo es si se desea, y se le conoce como “albarán valorado”. Por supuesto, no es recomendable que se refleje si el agente receptor es un tercero; que por asuntos comerciales no debe ver el valor que se refleja en cada producto.

La forma correcta en la que deben ser emitidos los albaranes, es mediante la impresión de un original (dirigido al comprador), una copia para el comprador y una copia para la empresa encargada del transporte de la mercancía.

¿Cuáles son las consideraciones legales que se deben tener en cuenta sobre los albaranes?

Como anteriormente se ha comentado, los albaranes no son de carácter obligatorio, pero no por ello deja de tener implicaciones legales que los respaldan, por ello, te traemos alguno de los aspectos que debes tener en cuenta:

Si el receptor (comprador) plasma su firma en el albarán, está indicando que está satisfecho con el producto recibido, así que para efectos de reclamo el mismo no será válido, debido a que el albarán fallará a favor del comprador como que él realizo el envío de la mercancía en buen estado y según lo solicitado.

Por ello se recomienda que antes de plasmar la firma en este documento, el comprador estudie bien el producto que está recibiendo, con el fin de que corrobore que es lo que esperaba y la mercancía fue despachada según lo acordado con el vendedor.

Así que si el encargado de hacerle llegar la mercancía lo induce a firmar antes de usted revisar lo que está recibiendo, absténgase de hacerlo y tome sus medidas preventivas de estudio de la mercancía. Ya que así logra evitar tener pérdidas en mercancías deterioradas, o por la adquisición de un producto que no es lo que usted solicito y oferto con el comprador.

Ten en cuenta estos aspectos como un punto importante a tratar al momento de la llegada de su mercancía y posteriormente, al corroborar que todos los productos están acordes a su demanda, firme el albarán. Recuerde, sea precavido con su compra.

Otro punto que debe tener en consideración es el plazo de pago; ya que la obligación de pago comienza a correr desde el momento en que es recibida la mercancía, no cuando se emite la factura o el comprador recibe la misma.

Es importante que se respeten los plazos de pago expresados en la ley de morosidad; puesto que al ser usted un cliente puntual tiene beneficios en cuanto a descuentos y otros aspectos al momento del pago; y en el caso de los vendedores les permite ser una empresa viable a la cual no hay necesidad de aplicarle multas por la demora en el pago de sus impuestos y otros efectos tributarios demandados por el estado.

De esta manera, se considera que los albaranes son definidos como un documento mercantil, que aunque no tiene validez tributaria ante el estado, forman parte de la facturación que maneja una empresa.

Así pues que es un documento que respalda al vendedor, al comprador y al transportista de futuros reclamos por incumplimiento de acuerdo en cuanto al encargo, entrega y recepción de pedidos realizados, ya que el mismo permite:

Que el comprador tenga un inventario de la mercancía que recibe, mediante la cual revisa la calidad y características del producto que está recibiendo, evitando de esta manera recibir productos que no desea o que se encuentren dañados. Por lo cual se hace énfasis en no firmar si no está conforme.

Puesto que a raíz de ello se pueden ocasionar descontentos por parte del comprador, a causa de que no reviso los productos antes de firmar, y luego de ello se percató de que no eran los productos que pidió.

Que el encargado de transportar la mercancía y hacer que sea recibida por el comprador pueda librarse de responsabilidades referentes a la entrega de algún producto. Ya que con la firma de su albarán está respaldado, confirmado que la mercancía que el entrego era lo que el cliente deseaba y el mismo estaba conforme con ella.

Que el vendedor respalde la entrega de su mercancía, puesto que a través de los albaranes, el mismo plasma los productos que van destinados a un cliente especifico, según los requerimientos acordados con cada uno de ellos.

De igual manera le permite modificar la mercancía que se encuentra en stock, pues con el albarán realiza las reducciones de las mismas y obtiene como resultado el inventario actual que posee para futuras entregas.

Para el vendedor el albarán en un documento muy útil y valioso, no solo para los procesos de facturación al momento de la venta de mercancía, sino también para respaldar su imagen como empresa confiable y responsable a la hora de las entregas.

Pues, con la firma de recepción de productos de forma satisfactoria proveniente de sus clientes, mantiene un respaldo en caso de reclamos que perjudiquen la estabilidad y crecimiento de la empresa; ya que con una mala referencia que proporcione un cliente al resto de los demandantes, y no poder resarcir dichos comentarios. La imagen y profesionalismo de la empresa se pierde.

Por lo que poco a poco iría perdiendo terreno en el posicionamiento con el resto de sus competencias en el mercado, trayendo consigo la pérdida de futuras negociaciones y crecimiento empresarial; presentándose en el peor de los casos la quiebra por falta de compradores e inversionistas.

Tenemos entonces que los documentos mercantiles que llevan por nombre albarán son instrumentos muy útiles para el día a día, en las transacciones comerciales de compra y venta de mercancía entre empresas y demandantes, respaldando a cada una de las partes que influye activamente en el proceso de despacho, traslado, entrega y recepción que se lleva a cabo para el cumplimiento exitoso de un pedido.

Lo que genera un cliente satisfecho y fiel a su proveedor, una empresa con una imagen respetable entre la competencia del mercado, que ante los ojos de inversionistas y demandantes, resulta prometedor para futuras negociaciones con esta empresa.

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